In tegenstelling tot bij facturen zijn er geen wettelijke bepalingen voor welke gegevens er op een offerte moeten staan. Natuurlijk moeten er een aantal essentiële zaken op uw offertes vermeld worden, waaronder uw bedrijfsgegevens en uiteraard de prijs. Zonder deze gegevens zouden uw offertes niet veel kans op slagen hebben. Hoe zorgt u ervoor dat uw offertes er uitspringen en hoe krijgt u ze geprogrammeerd in Teamleader? In dit artikel overlopen we enkele tips die u op weg kunnen helpen.

Welke gegevens moet u naast de prijs zeker op uw offerte vermelden?

Uw Bedrijfsgegevens

Een potentiële klant vraagt meestal verschillende offertes op. U zet dus best uw bedrijfsgegevens op uw offertes. De potentiële klant moet immers duidelijk kunnen terugvinden van wie het aanbod is. Deze gegevens zitten verwerkt in de template die standaard in Teamleader geprogrammeerd zit. Tenminste als u uw bedrijfsgegevens correct heeft ingevoerd in Teamleader.

 

Logo
Voor klanten een offerte aanvragen, zijn ze meestal al in contact gekomen met uw bedrijf. Op uw website, businesskaartje of via een advertentie bijvoorbeeld. Als uw logo en huisstijl dan duidelijk terugkomen op uw offerte, is dat een mooie manier om merkidentiteit te creëren. Als u uw logo in Teamleader heeft geüpload wordt deze in de standaard template toegevoegd op de offerte. Dit geldt natuurlijk niet voor andere huisstijlelementen zoals lijnen, slagzinnen etc. Voor compleet op maat gemaakte templates is Coachall uw specialist.

Download voorbeeld offerte 1Download voorbeeld offerte 2

 

Offertedatum en -nummer
Deze gegevens zijn vooral belangrijk voor administratieve redenen. Zowel voor u als voor de klant wordt het eenvoudiger om de offerte achteraf snel terug te vinden. Vaak verwijzen klanten in hun communicatie met u ook naar een offertedatum of nummer. Deze belangrijke administratieve gegevens zitten ook in de standaard template van Teamleader.

 

Geldigheidsdatum
Deze zit niet in de standaard template van Teamleader maar we raden aan om deze toch toe te voegen. Waarom? Prijzen en grondstoffen kunnen veranderen. Het laatste dat u wilt is dat een klant een bestelling plaatst aan de prijsvoorwaarden die u enkele jaren geleden had voorgesteld. Een geldigheidsdatum verhoogt ook de druk om te beslissen voor de klant. Het aanbod is immers beperkt in tijd en zou nadien duurder kunnen worden. Opvolging blijft natuurlijk belangrijk. Gelukkig zitten er in Teamleader uitstekende tools om offertes op te volgen. Ons advies is ook om dit zeker te doen! Geen idee hoe of heeft u hulp nodig? Neem dan zeker contact met ons op via mail of telefoon en wij helpen u graag verder!

 

Productomschrijvingen
Geef uw klanten altijd een duidelijk idee hoeveel elk product of dienst zal kosten. Liefst met een correcte en complete beschrijving. Duidelijke offertes converteren altijd beter! In de standaardtemplate van Teamleader zitten de meeste zaken ingebouwd. Werkt u met verschillende eenheden of meerdere opties per offerte? Teamleader biedt hiervoor andere voorbeeldtemplates aan op hun supportwebsite. Dit vergt wel wat aanpassingswerk. Te complex? Coachall helpt u graag een met een gedetailleerde op maat gemaakte offerte template met verschillende eenheden en opties.

 

Algemene voorwaarden
Via Teamleader kunt u uw algemene voorwaarden automatisch meesturen. Dit komt een stuk professioneler over dan zomaar een link naar uw online algemene voorwaarden. Waarom stuurt u ze best mee? Algemene voorwaarden kunnen wel eens veranderen. Als u deze in Teamleader up-to-date houdt, krijgt de klant altijd netjes de juiste versie meegestuurd. Nog een voordeel is dat u ook meteen aangeeft dat zakendoen met uw bedrijf in volledige transparantie gebeurt. Of uw klant ze leest is natuurlijk een ander verhaal maar u bent wel beiden zeker dat de afspraken duidelijk afgelijnd zijn.

 

Natuurlijk bent u vrij om u offerte op te stellen zoals u zelf wilt. We hopen dat deze tips u op weg helpen om de perfecte Teamleader template op te stellen. Zoals vermeld zitten er in de basistemplates van Teamleader heel wat zaken ingebouwd. Wilt u toch een volledig op maat gemaakte template? Neem gerust contact op met ons en wij helpen u verder.

 

Nog geen Teamleader klant?

Wilt u ook weten wat Teamleader voor uw onderneming kan betekenen?


  • Alle relevante bedrijfsinformatie op één centrale locatie
  • Online offertes en facturen maken in een duidelijk overzicht
  • Gemakkelijk facturen verzenden en opvolgen
  • Koppel Teamleader met de software die uw bedrijf al gebruikt


Geschreven door

Niels Moons

nielsmoons@coachall.be