Hoewel we in een modern digitaal tijdperk leven, zijn veel van onze workflows en dagelijkse bedrijfsactiviteiten nog steeds gebaseerd op papieren- en handmatige processen. Veel bedrijven vertrouwen vaak nog op papieren contracten met fysieke handtekeningen - ook al kost dit meer tijd, is het duurder en, in sommige gevallen, minder veilig. Dit is een probleem dat DocuSign kan oplossen. Maar wat is DocuSign precies?

Wat is DocuSign

Met DocuSign kunt u online documenten verzenden om ze te laten ondertekenen. DocuSign biedt ook aanvullende services waarmee u identiteiten kunt verifiëren, controles kunt uitvoeren en digitale workflows kunt beheren.

 

 

Hoe werkt DocuSign?

In de DocuSign applicatie kunt u uw bestaande documentsjablonen toevoegen of nieuwe sjablonen aanmaken. Deze sjablonen kunt u vervolgens personaliseren voor de personen naar wie ze worden verzonden. Zodra een document is aangemaakt, kunt u het elektronisch verzenden naar de beoogde ontvangers. De ontvangers krijgen vervolgens een melding dat ze het document kunnen bekijken en ondertekenen.

DocuSign maakt het gebruikers gemakkelijk om een document te ondertekenen, te paraferen, te dateren en/of goed te keuren. Wanneer de ontvanger het document heeft ondertekent, krijgt u als zender een melding.

 

 

De voordelen van DocuSign voor kleine bedrijven

Tijd besparen door een snellere doorlooptijd van documenten
Het belangrijkste voordeel is de veel snellere doorlooptijd van contracten en andere documenten. Omdat u nieuwe contracten en documenten kunt maken op basis van bestaande sjablonen, kunt u ze in slechts enkele minuten opmaken. U kunt ze direct versturen, in plaats van ze te versturen via e-mail of fysieke post. De ontvanger kan direct op een rechtsgeldige manier het document ondertekenen. Documenten uitprinten, ondertekenen en opnieuw inscannen behoren dus tot het verleden met DocuSign.

DocuSign kan integreren met bestaande tools en workflows
DocuSign ondersteunt integratie met tientallen andere toepassingen en services. Dit betekent dat u uw workflows kunt automatiseren, uw documenten kunt beheren en van meerdere toepassingen tegelijk gebruik kunt maken. DocuSign kan bijvoorbeeld integreren met Word en Outlook om uw documenten efficiënter op te stellen en te verzenden. DocuSign ondersteunt ook integraties met Google, Oracle, SAP en andere toepassingen.

DocuSign is rechtsgeldig en veilig
Tenslotte beschikt DocuSign over digitale bewerkingssporen die bij elke nieuwe handtekening worden aangemaakt. Veranderingen worden van een tijdstempel voorzien.

Bovendien worden zowel handtekeningen als documenten versleutelt en voorzien van een unieke hash om vast te stellen of het document op enig punt in het traject is gecompromitteerd of gemanipuleerd. Op die manier kunt u er zeker van zijn dat uw document veilig is en niet door onbevoegden kan worden gewijzigd.

 

Geschreven door

Niels Moons

nielsmoons@coachall.be