Automatiseren of niet? Hoe je de juiste keuze maakt

De afweging: kosten versus baten

Automatiseren betekent investeren. Het kost tijd, geld en er is soms ook leercurve in het implementeren van een geautomatiseerd systeem. Daarom is het belangrijk om een grondige kosten-batenanalyse te maken. Een handige manier om dit te doen is met de "Is het de moeite waard om te automatiseren?" - calculator van CamC Henry.

Deze tool helpt je te bepalen of een taak zich loont om te automatiseren door factoren als frequentie, tijdsbesparing en implementatiekosten mee te nemen in de berekening.

De aanbeveling wordt berekend met een eenvoudige formule:

Tijdwinst = (tijd bespaard ✖ aantal herhalingen) - tijd om te automatiseren.

• Als de tijdwinst groter is dan 0, dan is automatiseren de moeite waard.

• Als de tijdwinst kleiner is dan 0, dan is automatiseren niet de moeite waard.

• Als de tijdwinst precies 0 is, dan kost de taak evenveel tijd, of deze nu geautomatiseerd is of niet.

Wanneer automatiseren een goed idee is

Er zijn enkele duidelijke situaties waarin automatisering een uitstekende keuze is:

• Repetitieve taken: Denk aan data-invoer, facturatie, e-mail opvolging en rapportages.

• Foutgevoelige processen: Menselijke fouten kunnen worden verminderd door een geautomatiseerd systeem.

• Schaalbare activiteiten: Als je groeit, moeten processen meegroeien zonder exponentieel meer tijd te kosten.

• Taken met een hoog tijdsbesparend potentieel: Als een kleine automatisering dagelijks minuten of uren bespaart, stapelt dat zich snel op.

Eén dag voor de afspraak met je klant stuur je altijd een herinnering. Dit kost je 10 minuten per dag en je doet dit 5 keer per week. Het duurt 8 uur om deze automatisering te bouwen. Na 3 maanden heb je je investering terugverdiend en houd je 3 uur extra over. Als je dit op jaarbasis bekijkt, houd je 1 dag extra over door een taak te automatiseren die 10 minuten per dag kost.

Wanneer automatiseren geen goed idee is

Niet elke taak moet geautomatiseerd worden. Het is soms beter om handmatige controle te behouden als:

• De taak weinig tijd kost en zelden voorkomt: De moeite om een automatisering op te zetten weegt niet op tegen de winst.

• De taak veel uitzonderingen kent: Automatisering werkt het best bij gestandaardiseerde processen.

• Er is veel menselijke betrokkenheid vereist, bijvoorbeeld bij klantenservice of creatieve taken waarbij menselijke nuance essentieel is. Hier komt AI-automatisering van pas.

• De kosten van automatisering hoger zijn dan de verwachte winst: Sommige tools en systemen kunnen duur zijn en leveren niet altijd voldoende besparing op.

Conclusie

Automatisering kan een gamechanger zijn, maar alleen als het op de juiste manier wordt toegepast. Gebruik tools zoals de eerder genoemde calculator om een weloverwogen beslissing te nemen. Focus op taken die veel tijd kosten, repetitief zijn en waarin fouten voorkomen. Vermijd automatisering als een taak zelden voorkomt, complex is of menselijke nuance vereist.

Wil je slimmer werken in plaats van harder? Begin dan met het analyseren van je processen en ontdek waar automatisering écht waarde toevoegt!

Heb je hulp nodig om deze oefening voor jouw bedrijf te maken? Neem contact op of plan een gesprek – we horen graag van je!