Schoonmaakzorg

Probleemstelling

Het ERP-systeem CheQpoint (van Prato) dat gebruikt wordt door Schoonmaak Zorg (en andere dienstencheque-bedrijven) ondersteunt sinds korte tijd niet langer custom-facturatie. Prato koos er in 2023 voor om enkel nog te focussen op het verhandelen van dienstencheques en verlonen van huishoudelijke helpers via CheQpoint. Doordat CheQpoint enkel nog deze focus behoudt, kan Schoonmaak Zorg niet langer administratieve kosten aanrekenen en de eigen werking ondersteunen, met name de verbinding tussen huishoudhulp en gezin organiseren. De klant kreeg niet langer een eindfactuur van de totale dienstverlening.

Oplossing

Coachall bouwt een systeem parallel met CheQpoint met behulp van Teamleader Focus. Hierin worden alle klanten van Schoonmaak Zorg opgelijst. Gelinkt aan CheQpoint, wordt het aantal geboekte werkuren van de huishoudhulp doorgestuurd naar Teamleader Focus. Zo worden de juiste administratiekosten gefactureerd op maandbasis aan de gezinnen. Schoonmaak Zorg kan terug de eigen werking financieren en kwalitatieve dienstverlening garanderen zowel naar de huishoudelijke hulp als de gezinnen toe. De facturatie van de dienstencheques blijft netjes via CheQpoint verlopen alsook de verloning van de huishoudhulpen. 

Wat zijn de voordelen? 

• Integratie met bestaande systemen: CheQpoint blijft behouden als kernsysteem van de operationele werking maar wordt aangevuld met Teamleader Focus.

• Massa-facturatie: we vermijden handmatige taken door met kwalitatieve databases en facturatiesystemen te werken waardoor de 100-en klanten tijdig hun factuur ontvangen.

Dankzij het maatwerk van Coachall, kunnen wij blijven werken in ons bestaande systeem én onze kwaliteitsdiensten garanderen.”

– Natalie Nagy, zaakvoerder

Resultaten

Dankzij het maatwerk van Coachall en de implementatie van Teamleader Focus kan de operationele continuïteit gegarandeerd worden zonder grote wijzigingen te implementeren. De medewerkers moeten slechts één eenvoudige app (Teamleader Focus) bijleren maar kunnen blijven werken met de bestaande processen.

Conclusie 

Deze casestudy laat zien hoe dienstencheque ERP-systeem CheQpoint kan samenwerken met Teamleader CRM om flexibele facturatie te blijven behouden nadat Prato deze functionaliteit op non-actief zette in januari 2023 voor al diens klanten.

Technische details 

Dit proces automatiseert gegevensverwerking vanuit CheQpoint m.b.v. een Excel export. De eindklant mailt een Excel bestand naar een persoonlijk email-adres en we verwerken op deze manier de import via JSON.